Warum Dokumentation entscheidend ist
Die Forschungszulage wird auf Basis von Aufwänden gewährt, die nachgewiesen werden müssen. Spätestens bei der Festsetzung durch das Finanzamt – und bei einer möglichen späteren Prüfung – zählt, was belegbar ist. Fehlende Nachweise sind einer der häufigsten Gründe für gekürzte Förderungen.
Was du festhalten solltest
Drei Ebenen sind wichtig:
- Projektebene: Beschreibung des Vorhabens, technische Unsicherheit, Ziele, Zeitraum.
- Zeitebene: Wer hat wie viele Stunden auf welches förderfähige Projekt verwendet?
- Kostenebene: Personalkosten, Auftragsforschung, ggf. Abschreibungen – zugeordnet zum Vorhaben.
Laufend statt rückwirkend
Rückwirkend Stunden und Inhalte zu rekonstruieren ist mühsam und fehleranfällig. Eine einfache, laufende Erfassung – etwa eine Projektzeit-Zuordnung im bestehenden Tool – reicht oft schon. Wichtig ist Konsistenz: lieber pragmatisch und durchgängig als perfekt und lückenhaft.